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Automatisation des processus grâce à la Robotic Process Automation (RPA)

8. July 2024
L'utilisation de la RPA permet de réaliser en peu de temps des économies de coûts et des gains d'efficacité considérables. Les robots logiciels prennent en charge les tâches manuelles et chronophages et créent ainsi de nouveaux espaces de liberté pour des travaux utiles et rentables. Les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et leurs clients avec une force nouvelle.
 
DÉFINITION RPA

Le terme RPA - Robotic Process Automation - peut être traduit en français par "automatisation robotisée des processus". Il s'agit du traitement automatisé de processus commerciaux par des robots logiciels numériques. Les activités répétitives, manuelles, chronophages et sujettes aux erreurs, qui étaient jusqu'à présent effectuées par les collaborateurs, sont apprises par le système et ensuite exécutées automatiquement - contrairement à l'homme - sans erreur.

 

La RPA en tant que technologie pour le développement et l'exploitation de robots logiciels

Les robots logiciels RPA ne sont pas des machines physiques, mais des programmes logiciels qui fonctionnent généralement sur un PC (client Windows dédié). Les plateformes RPA modernes offrent un environnement de développement avec un support visuel et graphique pour la programmation, ce qui évite de devoir recourir à des techniques de programmation classiques basées sur du texte (logiciel Low-Code / No-Code) (figure 1).

 

Le fonctionnement de la RPA

Les robots logiciels agissent comme des collaborateurs virtuels à un poste de travail virtuel. La RPA utilise, comme un collaborateur humain, les interfaces utilisateur graphiques (GUI) des applications logicielles ou utilise des interfaces existantes (API). De ce fait, aucune modification des processus ni adaptation des solutions logicielles existantes n'est nécessaire lors de l'introduction. La RPA est une "technologie non invasive" et fonctionne en principe avec tous les systèmes existants et futurs. Les automatisations sont donc souvent possibles en quelques jours ou semaines.

 

Processus adaptés

Tous les processus ne se prêtent pas de la même manière à l'automatisation par RPA. Une automatisation optimale est garantie pour les processus qui remplissent au moins partiellement les caractéristiques suivantes :

Basé sur des règles | Activités qui peuvent être exécutées sur la base de règles claires.

Volume élevé | Plus le volume de transactions est élevé, plus le potentiel de retour sur investissement est important.

Peu de variantes | Tâches avec un nombre limité de variations et peu d'exceptions.

Processus stable | Tâches qui sont matures et qui ne changent pas souvent.

Données d'entrée structurées | Tâches avec des données structurées et des entrées électroniques lisibles.

 

Domaines d'application possibles

La RPA peut en principe être utilisée dans tous les domaines de l'entreprise, car pratiquement toutes les activités basées sur des règles sur ordinateur peuvent être imitées par la technologie. Voici quelques exemples de processus bien adaptés :

  • le remplissage de formulaires
  • Ouvrir des e-mails et traiter des pièces jointes.
  • Copier, coller et déplacer des données.
  • Lire et traiter des informations provenant de plusieurs systèmes et de documents structurés.
  • Exécution de calculs
  • Exécution de commandes "si/alors".
  • Accéder à des pages web
  • Traitement de données provenant d'Internet
  • Accès aux médias sociaux
 
Exemples d'applications
Logistique et gestion des stocks
  • Suivi des livraisons
  • Exécution automatisée de commandes sur la base de critères spécifiques tels que le stock, les prévisions, les délais de livraison ou le prix.
  • Automatisation du slotting ou des stratégies d'entreposage
  • Aide à la composition des commandes
  • Garantie de la traçabilité
Production
  • Automatisation du reporting sur la base de différents indicateurs et de rapports spécifiques
  • Transfert de données de systèmes ERP vers des systèmes de CAO
  • Automatisation des processus en amont ou en aval
  • Contrôle régulier des portails OEM
Développement
  • Recherche, comparaison, évaluation de pièces de construction
  • Création d'avis de modification de la construction
  • Création et gestion des données de base
  • Transfert des données de conception dans les systèmes ERP
HR
  • Saisie et traitement des déclarations d'incapacité de travail/d'accident
  • Embarquement/débarquement de collaborateurs
  • Saisie et analyse d'évaluations ou d'enquêtes structurées
  • Création de rapports RH
Comptabilité
  • Lecture, contrôle et comptabilisation des factures
  • Création et gestion des données de base créanciers/débiteurs
  • Réalisation de contrôles de liquidités
  • Création de rapports financiers
  • Exécution de travaux de rapprochement
Achats
  • Lire, vérifier et comptabiliser les factures des fournisseurs
  • Création de données de base
  • Comparaison des fournisseurs et analyse des prix
  • Évaluation et présentation de chiffres clés
  • Lecture, comparaison et évaluation de documents contractuels
IT
  • Création et gestion des autorisations IT
  • Saisie, attribution, hiérarchisation et réponse aux tickets de service
  • Réalisation de sauvegardes de données
  • Création d'évaluations et de rapports à partir de bases de données
Vente et service à la clientèle
  • Vérification des données des clients (capacité de paiement, etc.)
  • Création et envoi de factures
  • Création de données de base
  • Saisie de commandes de clients
  • Création de confirmations de commande
 
Avantages de l'utilisation de la RPA
  • Satisfaction du client : la RPA réagit plus rapidement, directement, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans erreurs d'inattention.
  • Satisfaction des employés : la RPA libère les employés des tâches manuelles de routine, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches exigeantes et complexes.
  • Réduction des coûts : La RPA permet de réaliser d'importantes économies de coûts ou d'augmenter l'efficacité.
  • Conformité et sécurité : la reproduction des directives de gouvernance et de conformité au sein des processus automatisés garantit le respect des directives de l'entreprise de bout en bout et à tout moment.
  • Homogénéité & réduction des erreurs : des sorties identiques pour chaque exécution de processus. Les bots ne font pas d'erreurs, même dans les processus à forte charge.
  • Productivité & évolutivité : les bots peuvent travailler 24 heures sur 24, ce qui permet d'augmenter le retour sur investissement. En fonction de la charge de travail, les bots peuvent réagir aux pics de charge.
  • Audits complets : Toutes les actions des bots sont enregistrées et donnent lieu à une journalisation sans erreur.

 

À quoi faut-il faire attention lors de l'introduction de la RPA ?

En règle générale, un projet de Robotic Process Automation devrait déjà être rentable après environ 6 à 12 mois. Une preuve de concept (PoC) visant à confirmer la faisabilité technique et à illustrer l'utilité à l'aide d'un exemple concret peut généralement être réalisée en l'espace de 30 jours.

La mise en œuvre des premiers processus ne nécessite généralement pas de travaux préparatoires de longue haleine. Il convient néanmoins d'éviter certains écueils ou de tenir compte des principaux facteurs de réussite :

  1. Déterminer dès le départ les "bons" processus. La réussite d'un projet RPA dépend essentiellement de l'identification, dès le départ, des domaines et des processus les plus appropriés dans l'entreprise.
  2. Commencez par un ou deux processus (pas de big-bang). Après l'automatisation des premiers processus, votre solution et les avantages qui en découlent ne cessent de croître au fil des augmentations de produits. Cela permet d'obtenir des résultats rapides et tangibles et de contrôler régulièrement les résultats.
  3. Au début, choisissez des processus aussi simples que possible, mais qui génèrent une grande valeur ajoutée et donc beaucoup d'attention.
  4. Analysez et évaluez en détail les processus cibles, y compris les variantes, avant de les mettre en œuvre.
  5. Définissez une déclaration de travail et des objectifs clairs pour le PoC ou le projet pilote.
  6. Impliquez dès le début les principales parties prenantes, y compris les collaborateurs.
  7. Prévoyez la mise à l'échelle de votre solution et le modèle d'exploitation dès le début, du point de vue informatique et commercial.
  8. Définissez une gouvernance RPA comme ligne directrice stratégique pour l'utilisation de la RPA.
  9. Définissez une procédure claire et une répartition des rôles dans l'exploitation.
  10. Considérez la RPA comme une initiative commerciale, pas seulement comme un projet.
 
Comment puis-je identifier mon potentiel d'automatisation ou les processus appropriés pour la RPA ?

Une analyse du potentiel RPA peut, dans un premier temps, vous permettre de savoir si et dans quels domaines l'utilisation de la RPA peut être très utile dans votre entreprise. Pour ce faire, vos processus sont analysés selon certains critères, classés et représentés dans une carte heuristique RPA (figure 2).

La carte heuristique RPA détermine :

  • Votre potentiel d'automatisation RPA.
  • La priorisation correcte pour la mise en œuvre
  • Le succès financier du projet (business case)
  • Le succès rapide du projet, y compris les quick wins.
  • Des solutions d'exploitation RPA stables
  • Indicateurs pour le contrôle des résultats
Figure 1 : Plate-forme No-Code/Low-Code pour la programmation d'un robot logiciel
Figure 1 : Plate-forme No-Code/Low-Code pour la programmation d'un robot logiciel
Figure 2 : Carte de chaleur
Figure 2 : Carte de chaleur

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